Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах («День», «Неделя», «Месяц» и других).

Личные и общие календари

Окно «Мой календарь». Это ваш персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или за пару кликов создавать из любых других данных «1С:Документооборота 8»: письма, файлы, документы, задачи, мероприятия, проекты, проектные задачи, корреспонденты и прочее. Записи календаря могут быть периодическими: например, повторяться каждый понедельник с 9:00 до 10:00. Это может быть полезно, например, для утренних собраний или как напоминание о составлении еженедельного отчета в пятницу. Обо всех записях программа автоматически напомнит заранее, в указанное время. В календаре можно также отметить время, в которое вы доступны для того, чтобы другие сотрудники планировали встречи с вами.

Календари других пользователей. В зависимости от прав доступа — доступно различное содержимое в календаре других пользователей:

• руководители имеют полный доступ к календарям своих подчиненных;
• делегаты тоже имеют полный доступ к календарям тех, кто делегировал им права доступа;
• остальные пользователи ограничено видят календари друг друга: полностью видят относящиеся к ним общие записи (например, по мероприятиям) или персональные записи видят просто в виде серых прямоугольников без какого-либо текста.

Учет отсутствий сотрудников

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте. Отметить отсутствие можно и за себя, и за другого сотрудника. При этом указывается время и причина отсутствия (например, командировка или отпуск), список замещающих сотрудников и вводятся прочие примечания, которые помогут коллегам спланировать работу с вами. При вводе отсутствия программа сразу предлагает:

• автоматически отправить письмо об этом всем вашим коллегам;
• настроить правила переадресации входящих писем на другой ящик.

При необходимости все отсутствия можно быстро посмотреть по календарю с отбором по дате, по подразделению или за период.

Ежедневные отчеты

В конце рабочего дня сотрудники быстро заполняют простой ежедневный отчет, в котором указывают:

• общую длительность рабочего дня;
• описание работ;
• вид и длительность работ;
• проект, в рамках которого работы выполнялись.

Заполнять список выполненных работ можно двумя способами: указывать итоговую длительность каждой работы или указывать точное время начала и окончания работ. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).

Автоматический учет трудозатрат

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.

Анализ трудозатрат

Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям. Красным цветом отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня. Трудозатраты, отнесенные на проект, позволяют также отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту.

Анализ трудозатрат по видам деятельности. Этот отчет помогает руководителю оценить самые затратные виды работ (например, совещания, подготовка документов) и наметить меры по их сокращению.